一般情况下，推荐信的结构形式不会有太大的变化，开头和结尾两段大致表达模式基本相同。
首先应介绍推荐人与申请者的关系，可具体包括：
推荐者如何认识申请者：如授课、论文指导、社团指导、工作主管、工司客户、家族关系等。
推荐者对申请者的认识时间与程度
接着为重点部分，推荐者对被推荐学生提出个人的评价，以在学成绩、课堂表现、课外活动或者工作表现为主要内容。
需要表现申请者使推荐者印象深刻的事例，用事例证实推荐人对申请者的评价。
另外，公司主管撰写推荐信，应适当提及公司的规模、行业地位，而系主任∕院系领导∕院长推荐函应提及学校情况、系所的特色专长。
第三段内容则是推荐者具体评价被推荐者在所申请的专业上的能力。提出正面看法及观点。可涉及申请者特质概括，或描述推荐人认为申请者在这个专业以后的发展潜力。
因为有些学校的推荐信会采用推荐信问答形式，学校将需对学生进行了解的具体方面以问题的形式出现，如，学业表现如何？有何优点或弱点？等，推荐人只需问题要求进行填写即可。
这种形式与传统的标准信件格式有所区别，但实质意义是一样的。因此，申请者和推荐者都要特别注意在填写表格时各题内容的准确性与完整性。
说明与申请者的关系
推荐者如何认识申请者：如授课、工作主管等。
你在哪一年上过这位老师的课？
课程的中英文名称为（须与成绩单一致）？课程的范围是？
授课内容与方式、课程要求、评分方式等。
推荐者与申请者间的互动程度：应指出包括那些方面以及具体事件。
推荐者主要对被推荐学生提出个人的评价，以实际例子来推荐较佳。
在学校里的课业表现怎样？是否有特别值得一提的表现？
课堂中是否完成专题研究？属于何种研究项目？在专题之中扮演的是什么样的角色？有过什么样的讨论？
从逻辑角度来说，每一个推荐人，写的推荐信必需从推荐者能观察到的不同的角度来做切入。另外，内容和行文风格也会有所区别，所以要注意以下几点：
推荐信一定要有事实依据，对申请者的重要素质和能力要用事例来支持。
教授提出学习表现，主管则用工作具体表现。许多国内推荐人撰写的推荐信多半都是“形容词+副词”的堆砌，通篇都是夸赞之词，却看不到能让人信服事实。
评价要客观适度，不可文过饰非。
许多推荐信为了让学生的能力和素质“看起来”更“厉害”，所以会不顾实际情况的吹捧。
尤其是在实习推荐信中，往往出现了“普通员工”完成了了“高级经理”的工作任务，这是极为不妥当。
但这个问题在很多申请者准备推荐信的过程中都出现了，因此，要特别注意推荐信应该结合申请者的动机和具体背景进行评价。
注意行文风格的调整。
当申请者自己在准备推荐信的时候，针对几位推荐人不同的职位要适当进行转换。既要防止与自己的之前的材料雷同，又要对几封推荐信进行修改，千万不要“同质化”。
总的来说，一份优秀的推荐信应该具备：真实可信、具体明确、适当提升的三大品质。
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